Datenschutzerklärung

01Verantwortlicher

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dieser Website ist verantwortlich:

Transformance Solutions GmbH
Lokstedter Damm 5a
22453 Hamburg, Deutschland
E-Mail: privacy@transformance.ai

02Verarbeitung personenbezogener Daten

a. Von Nutzern bereitgestellte Daten

Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, Position, gewünschte Termine sowie Nachrichten, die Sie über unsere Buchungs- oder Kontaktformulare an uns übermitteln.

Zweck: Wir beantworten Ihre Anfragen, planen und führen Demos durch, setzen Proof-of-Concepts um und pflegen unsere Geschäftsbeziehung mit Ihnen.

b. Automatisch erfasste Daten

IP-Adresse (soweit möglich anonymisiert), Browsertyp, Endgerät, besuchte Seiten, Referrer, Zeitstempel sowie Interaktionsdaten wie Klicks, Scrolltiefe und Sitzungsaufzeichnungen.

Zweck: Wir betreiben und sichern die Website, verhindern Missbrauch und werten, sofern Sie eingewilligt haben, die Nutzung der Website aus, um sie zu verbessern und unser Marketing zu messen.

c. Daten der Debitoren-Plattform

Für Kunden unserer Plattform umfassen die Geschäftsdaten Zahlungsavise, Rechnungen, Kundenstammdaten und ERP-Kennungen. Diese Verarbeitung regeln wir in einem gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag; gehostet wird sie auf Microsoft Azure West Europe.

Zweck: Wir erbringen die vertraglich vereinbarten Leistungen rund um die Debitorenbuchhaltung. Für diese Daten handeln wir als Auftragsverarbeiter unserer Kunden, die Verantwortliche sind.

d. Daten aus Drittquellen

Geschäftliche Kontaktdaten (etwa Name, Position, Unternehmen, geschäftliche E-Mail-Adresse und Angaben aus beruflichen Profilen) können wir von dem B2B-Datenanbieter Apollo.io beziehen.

Zweck: Wir identifizieren Entscheidungsträger in Unternehmen, die an unseren Leistungen interessiert sein könnten, und sprechen sie an.
Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 08); dann kontaktieren wir Sie nicht mehr.

03Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

Personenbezogene Daten verarbeiten wir auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Analyse-, Sitzungsaufzeichnungs- und Marketing-Cookies. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die „Cookie-Einstellungen“ widerrufen.
• Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Demo-Anfragen, Bereitstellung von Proof-of-Concepts und Kundenverträge.
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Serverprotokolle, Sicherheit, Betrugsprävention, Betrieb der Website und die B2B-Ansprache geschäftlicher Kontakte.
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Rechnungsstellung, steuerliche Aufbewahrung und behördliche Auskunftsersuchen.

04Auftragsverarbeiter

Transformance arbeitet mit einer kleinen Zahl vertrauenswürdiger Dienstleister als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Diese Auftragsverarbeiter lassen sich in vier Kategorien einteilen:

• Hosting und Infrastruktur · Webflow (Website-Hosting), Microsoft Azure (Anwendungsdaten, Speicherung in der EU).
• Analyse und Produktmessung · Google Analytics 4, Microsoft Clarity.
• CRM und Vertriebssteuerung · HubSpot, Apollo.io.
• Single Sign-on und Identitätsverwaltung · Microsoft Entra ID, Google Workspace.

Eine aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter, die Regionen, geltende Garantien und Speicherfristen ausweist, stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung unter privacy@transformance.ai. Wesentliche Ergänzungen dieser Liste kündigen wir vorab auf dieser Seite an.

05Cookies und Einwilligung

Wir setzen Cookies und ähnliche Technologien ein, um die Website technisch zu betreiben und, sofern Sie einwilligen, um Analysen, Session-Replays, die Erfolgsmessung im Marketing sowie CRM-Funktionen zu ermöglichen. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer prüfen und ändern oder indem Sie die Cookies in Ihrem Browser löschen.

Technisch notwendige Cookies (Webflow-Hosting und Formularverarbeitung) sorgen dafür, dass die Website funktioniert, und setzen keine Einwilligung voraus. Alle übrigen Cookies (Google Analytics 4, Microsoft Clarity, Apollo.io, HubSpot) laden wir erst, nachdem Sie eingewilligt haben.

06Internationale Datenübermittlungen

Personenbezogene Daten übermitteln wir in die USA auf Grundlage der Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, auf Grundlage von Standardvertragsklauseln oder gestützt auf sonstige Garantien nach Kapitel V DSGVO. Kopien der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage unter privacy@transformance.ai.

07Speicherfristen und Löschung

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie es der Zweck ihrer Erhebung erfordert oder das Gesetz vorschreibt:

• Anfragen und Demo-Anfragen: bis zu 24 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern kein Vertrag zustande kommt.
• Kontaktdaten aus Drittquellen für die Vertriebsansprache: bis zu 12 Monate nach dem letzten Kontakt oder bis zu Ihrem Widerspruch.
• Analyse- und Session-Replay-Daten: gemäß den Aufbewahrungseinstellungen des jeweiligen Tools (siehe Abschnitt 04).
• Server- und Sicherheitsprotokolle: bis zu 90 Tage.
• Vertrags- und Plattformdaten von Kunden: für die Dauer des Vertrags und wie im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt.
• Steuer- und Handelsunterlagen: 6 bis 10 Jahre gemäß den deutschen Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO).

Löschung. Endet eine Speicherfrist oder verlangen Sie berechtigterweise die Löschung, löschen wir die personenbezogenen Daten sicher oder anonymisieren sie unumkehrbar, sodass sie Ihnen nicht mehr zugeordnet werden können. Daten in Backups werden im regulären Backup-Zyklus gelöscht. Müssen wir bestimmte Daten aus rechtlichen Gründen aufbewahren, schränken wir ihre Verarbeitung bis zum Ende dieser Pflicht auf diesen Zweck ein.

08Rechte der betroffenen Person (Art. 15 bis 22 DSGVO)

Hinsichtlich der personenbezogenen Daten, die wir über Sie speichern, stehen Ihnen die folgenden Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung, das sogenannte „Recht auf Vergessenwerden“ (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Recht, keiner ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO). Solche Entscheidungen treffen wir über Website-Besucher und Interessenten nicht.
• Recht auf jederzeitigen Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HmbBfDI), Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde in dem Land wenden, in dem Sie wohnen oder arbeiten.

Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie uns eine E-Mail an privacy@transformance.ai. Wir antworten Ihnen unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang. Bei komplexen oder zahlreichen Anfragen kann sich diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern; in diesem Fall informieren wir Sie innerhalb des ersten Monats.

09Sicherheit

Personenbezogene Daten schützen wir durch TLS-Verschlüsselung während der Übertragung, durch Zugriffskontrollen, Protokollierung, verschlüsselte Backups sowie durch die sorgfältige Prüfung unserer Dienstleister. Verletzt jemand den Schutz personenbezogener Daten, benachrichtigen wir die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden und informieren die betroffenen Personen unverzüglich, sofern die Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für ihre Rechte und Freiheiten mit sich bringt.

10Datenqualität

Wir ergreifen angemessene Maßnahmen, damit die personenbezogenen Daten, die wir speichern, für den jeweiligen Zweck richtig, vollständig und aktuell sind. Dazu gehört, unrichtige Daten zu berichtigen oder zu löschen, sobald wir davon erfahren, und unsere CRM-Daten regelmäßig zu überprüfen.

Sie sind dafür verantwortlich, dass die Angaben, die Sie uns machen, zutreffen, und uns über Änderungen zu informieren. Sie können Ihre Angaben jederzeit per E-Mail an privacy@transformance.ai aktualisieren oder berichtigen lassen; Nutzer unserer Plattform können dies auch in ihren Kontoeinstellungen tun.

11Rechenschaft und Kontrolle

Wir sind für die Einhaltung dieser Datenschutzerklärung und des geltenden Datenschutzrechts verantwortlich und können sie nachweisen. Dazu:

• überprüfen wir diese Datenschutzerklärung und unser Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten mindestens einmal jährlich sowie bei jeder wesentlichen Änderung unserer Verarbeitung;
• prüfen wir Auftragsverarbeiter vor ihrer Beauftragung auf Datenschutz und Informationssicherheit und überprüfen sie regelmäßig;
• beschränken wir den Zugriff auf personenbezogene Daten auf Mitarbeitende, die ihn benötigen, zur Vertraulichkeit verpflichtet sind und im Datenschutz geschult werden;
• dokumentieren und untersuchen wir Datenschutzvorfälle und ergreifen Korrekturmaßnahmen.

Haben Sie Bedenken, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, wenden Sie sich bitte an privacy@transformance.ai. Wir gehen Ihrem Anliegen nach und antworten Ihnen. Sie können sich jederzeit auch an eine Aufsichtsbehörde wenden (siehe Abschnitt 08).

12Aktualisierungen dieser Erklärung

Wesentliche Änderungen dieser Datenschutzerklärung geben wir auf dieser Seite bekannt und passen dabei das Datum unter „Zuletzt aktualisiert“ an. Bei unwesentlichen Aktualisierungen (Klarstellungen, Korrekturen von Schreibfehlern) ändern wir lediglich das Datum unter „Zuletzt aktualisiert“.

Kontakt

Datenschutz: privacy@transformance.ai
Support: support@transformance.ai