DATEV ist das Buchhaltungs-, Steuer- und Lohnsoftware-Ökosystem, das die meisten deutschen Steuerberater und viele deutsche KMU nutzen; ein direktes US-Pendant gibt es nicht. Eine DATEV-Schnittstelle ist das Exportformat, die API oder der Connector, über den ein anderes Finanzsystem Buchhaltungsdaten mit DATEV für Buchung, Abstimmung und Steuererklärung austauscht.
Die DATEV eG ist eine 1966 gegründete Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg, die deutschen Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern gemeinsam gehört. Sie entwickelt die Software für Buchhaltung, Lohnabrechnung und Steuern, mit der ein großer Teil der deutschen Steuerberater die gesetzlichen Bücher ihrer Mandanten führt. Für viele deutsche Unternehmen, gerade für kleine und mittelständische, ist DATEV nicht bloß ein Werkzeug, das der externe Berater zufällig nutzt. Es ist das führende System für die offizielle Buchführung und liefert die Grundlage für Bilanz und Steuererklärungen.
Ein sauberes US-Pendant gibt es nicht. DATEV vereint in einem einzigen Ökosystem gleich mehreres: die Hauptbuch-Software, ein Kooperationsnetzwerk für Steuerberater und die enge Verzahnung mit dem deutschen Handelsrecht (HGB) sowie den steuerlichen Meldepflichten. Wer DATEV mit einer einzelnen US-Buchhaltungsplattform vergleicht, übersieht die Beraterbeziehung ebenso wie die regulatorische Verankerung, die hier fest eingebaut sind.
Viele mittelständische Unternehmen betreiben für das Tagesgeschäft ein eigenes ERP- oder Order-to-Cash-System (SAP, Microsoft Dynamics, NetSuite oder eine selbst entwickelte Debitorenlösung), während ein externer Steuerberater die gesetzliche Buchführung in DATEV führt. Diese Trennung reißt eine Lücke auf: Wenn ein Debitorenteam den Zahlungsabgleich vornimmt und offene Rechnungen ausgleicht, muss dieser Ausgleich im Hauptbuch ankommen, das für die Bilanz tatsächlich zählt. Und das ist bei vielen deutschen Unternehmen DATEV, nicht das ERP.
Kann die Debitorenplattform weder nach DATEV buchen noch Daten daraus abrufen, tippt am Ende jemand Monat für Monat offene Posten, Zahlungsbuchungen und Status von Hand neu ein oder gleicht zwei Buchführungen ab, die unbemerkt auseinanderlaufen. Diese Abweichung rächt sich später: als ungeklärte Differenzen beim Abschluss oder als veraltete DSO-Werte, weil sich das operative System und die gesetzliche Buchführung uneinig sind, was tatsächlich noch offen ist.
Die klassische DATEV-Schnittstelle ist ein Export- und Importformat mit fester Struktur. Man spricht meist vom DATEV-Format, mitunter auch vom EXTF-Format, das für Buchungsstapel dient. Jede Zeile enthält bestimmte Felder: die Kontonummer nach dem deutschen Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04), den Betrag, das Buchungsdatum, den Steuerschlüssel und häufig auch eine Kostenstelle. Entspricht eine Datei dieser Struktur nicht exakt, weist DATEV sie ab oder verbucht sie fehlerhaft.
Neben dem älteren dateibasierten Format bietet DATEV auch direktere Wege der Anbindung: über DATEV Connect online sowie per API-Zugriff via DATEV Unternehmen online. Diese richten sich an Softwareanbieter, die den Zertifizierungsprozess von DATEV durchlaufen. So rückt der Datenaustausch näher an die Echtzeit heran, statt in periodischen Dateiübergaben zu erfolgen. Doch auch hier braucht es auf der sendenden Seite ein korrektes Konten- und Steuer-Mapping. Das gilt genauso für den Abgleich von Zahlungsavis und den Mahnwesen-Status: Gelangen Zahlungs- und OP-Daten nicht sauber nach DATEV, ist das Buchhaltungsjournal, auf das sich ein Steuerberater für die Meldungen verlässt, immer nur so aktuell wie der letzte manuelle Export.
Ein generischer CSV-Export erfüllt die Anforderungen von DATEV an Felder und Kontenzuordnung nur selten. Deshalb wird die DATEV-Schnittstelle am besten direkt in die Debitorenplattform eingebunden, statt sie als einmaliges IT-Projekt abzuhaken. Das heißt: Die Plattform erzeugt Exporte (oder API-Aufrufe), die bereits der Kontenlogik nach SKR03/SKR04 und den Steuerschlüsseln folgen. Und sie hält offene Posten, die Ergebnisse des Zahlungsabgleichs sowie den Mahnstatus fortlaufend mit dem Hauptbuch auf DATEV-Seite synchron, nicht erst zum Monatsabschluss.
Transformance geht dabei genauso vor wie bei anderen Schnittstellen zu bestehenden Finanzsystemen: Mapping und Synchronisation laufen automatisch. So müssen Finanzteams und ihre Steuerberater nicht zwei Versionen der Wahrheit von Hand abgleichen. Und so bilden DSO, Fälligkeitsstruktur und das Forderungsmanagement-Reporting genau das ab, was tatsächlich in DATEV gebucht ist, und nicht einen Export, der schon drei Wochen alt ist.
Das ist das Exportformat, die API oder der Connector, über den Buchhaltungsdaten zwischen einem anderen System und DATEV ausgetauscht werden.
DATEV wird vor allem in Deutschland eingesetzt, in Österreich nur in geringem Umfang und außerhalb der DACH-Region kaum. Eine einzelne US-Plattform mit derselben Rolle gibt es nicht.
Das DATEV-Format ist eine Datei mit fester Struktur, häufig gebunden an den Kontenrahmen SKR03/SKR04, die exportiert und importiert wird. DATEV Connect online und die DATEV-API ermöglichen zertifizierten Softwareanbietern einen direkteren Austausch näher an der Echtzeit.
DATEV erwartet bestimmte Feldstrukturen, Kontonummern, Steuerschlüssel und Kostenstellen nach dem deutschen Kontenrahmen. Ein generischer Export muss deshalb meist erst zugeordnet oder neu formatiert werden.
Oft spielt der externe Steuerberater die Datei ein und gibt sie frei. Das Debitorenteam braucht deshalb ein Format, das das DATEV-Setup des Beraters akzeptiert.
Nein, aber ein Großteil der deutschen Steuerberatungskanzleien und viele Mittelständler setzen darauf. Größere Unternehmen führen DATEV mitunter für die gesetzlichen Bücher parallel zu einem eigenen ERP-System für das Tagesgeschäft.
