XRechnung ist der verpflichtende elektronische Rechnungsstandard der öffentlichen Verwaltung in Deutschland für Business-to-Government-Geschäfte (B2G), basierend auf der europäischen Norm EN 16931. Es handelt sich um ein reines XML-Format (Syntax UBL oder CII) ohne sichtbares Layout, ausgelegt auf die Dunkelverarbeitung durch die Kreditorenbuchhaltung öffentlicher Auftraggeber. Seit November 2020 ist die XRechnung für Rechnungen an die meisten Bundesbehörden vorgeschrieben, zunehmend auch an Landes- und Kommunalbehörden.
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und beruht auf der europäischen Norm EN 16931. Es handelt sich um ein reines XML-Format, das in den Syntaxen UBL oder CII vorliegt und die Rechnungsdaten als strukturierte Datenfelder überträgt, nicht als gedrucktes Layout. Die Kreditorenbuchhaltung der öffentlichen Verwaltung liest die XML-Datei direkt ein. Deshalb gibt es keine sichtbare Rechnung zum Öffnen und Prüfen: Die Daten selbst sind die Rechnung.
Entwickelt hat das Format die KoSIT, die deutsche Koordinierungsstelle für IT-Standards. Seit November 2020 müssen die meisten Einrichtungen der Bundesverwaltung ihre Rechnungen so stellen. Mehrere Bundesländer und Kommunen haben seither über eigene E-Rechnungs-Gesetze gleichwertige oder strengere Anforderungen eingeführt.
Jede XRechnung folgt einem festen Datenschema mit Pflicht- und bedingten Feldern: Angaben zu Verkäufer und Käufer, Rechnungspositionen, Steueraufschlüsselung, Zahlungsbedingungen und Bankverbindung. Ein Feld gibt es nur bei diesem Anwendungsfall: die Leitweg-ID. Dieser Weiterleitungscode weist die genaue Behörde oder Kostenstelle im öffentlichen Sektor aus, an die die Rechnung gehen soll.
Lieferanten versenden XRechnungen nicht als E-Mail-Anhang. Sie reichen sie über eine dafür vorgesehene Eingangsplattform ein, etwa die bundesweite Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE), ein Pendant auf Länderebene oder das Peppol-Netzwerk. Dort prüft das System die XML-Datei gegen das Schema, bevor es sie annimmt. Rechnungen, die diese Validierung nicht bestehen, gehen an den Absender zurück und landen nicht in einer Warteschlange zur manuellen Prüfung.
Auf diese Frage brauchen die meisten Finanzteams tatsächlich eine Antwort. XRechnung und ZUGFeRD setzen beide die EN 16931 in Deutschland um, lösen aber unterschiedliche Aufgaben:
Sobald auch nur ein Teil Ihrer Kunden aus deutschen öffentlichen Auftraggebern besteht, ist XRechnung nicht mehr optional, sondern verpflichtend. Ihre Rechnungen müssen diesem Pflichtformat entsprechen, damit sie rechtlich anerkannt und bezahlt werden. Schleichen sich schon bei der Rechnungserstellung Fehler bei Leitweg-ID, Steuerschlüsseln oder Referenznummern ein, weist das Portal die Rechnung zurück. Das verzögert die Zahlung, noch bevor die Rechnung überhaupt bei einem Freigebenden ankommt, und treibt Ihre DSO unmittelbar in die Höhe.
Wie viel die strukturierte E-Rechnung bringt, zeigt sich weiter hinten im Prozess. XRechnungen führen saubere, strukturierte Referenzdaten mit sich. Deshalb sind die Zahlungsinformationen, die von öffentlichen Auftraggebern zurückkommen, in der Regel vollständiger als ein typisches B2B-Zahlungsavis. Der automatische Zahlungsabgleich wird für dieses Forderungssegment dadurch verlässlicher, und weniger Rechnungen landen zum manuellen Abgleich auf einem Zwischenkonto.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen deutschen B2B-Unternehmen strukturierte, EN-16931-konforme E-Rechnungen empfangen können (Empfangspflicht); die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, greift erst später, gestaffelt nach Umsatz (2027 für größere Unternehmen, 2028 für die übrigen). Damit bleibt das kein Nischenthema des öffentlichen Sektors mehr. Finanzteams, die XRechnung und ZUGFeRD auf der B2G-Seite bereits sauber beherrschen, haben bei der B2B-Compliance einen Vorsprung. Auf der Debitorenseite sind sie zudem besser aufgestellt: Sie reduzieren Abzüge und Streitfälle aus fehlerhaften Rechnungsdaten und halten ihre Mahnwesen-Prozesse präzise, weil die Rechnungsstatusdaten eindeutig sind.
Eine KI-native Debitorenplattform wie Transformance erzeugt konforme XRechnungen aus vorhandenen Rechnungsdaten, prüft Leitweg-ID und Referenzfelder vor der Übermittlung und nutzt die strukturierten Zahlungsdaten der öffentlichen Auftraggeber für den automatischen Zahlungsabgleich in Vero. So sinkt der manuelle Aufwand, den die Formatkomplexität sonst verursachen würde.
Nein. XRechnung ist reines XML ohne sichtbares Layout und wird ausschließlich für die B2G-Rechnungsstellung in Deutschland genutzt. ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus PDF und eingebettetem XML und lässt sich sowohl für B2B als auch für B2G einsetzen.
Jeder Lieferant, der Rechnungen an Einrichtungen der deutschen Bundesverwaltung stellt und je nach Landesrecht zunehmend auch an Landes- oder Kommunalbehörden, muss seine Rechnungen als XRechnung oder in einem anderen EN-16931-konformen strukturierten Format übermitteln.
Die Leitweg-ID ist eine Kennung innerhalb der XRechnung, die dem empfangenden Portal genau angibt, an welche Behörde oder Kostenstelle im öffentlichen Sektor die Rechnung gehen soll.
In der Regel nein. Bei betroffenen B2G-Geschäften wird eine gewöhnliche PDF-Datei nicht akzeptiert. Die Rechnung muss als strukturierte XRechnung im XML-Format über einen zugelassenen Kanal übermittelt werden.
Nicht unmittelbar. Seit dem 1. Januar 2025 müssen jedoch alle inländischen deutschen B2B-Unternehmen strukturierte, EN-16931-konforme E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Ausstellen greift erst später, gestaffelt nach Umsatz (2027 für größere Unternehmen, 2028 für die übrigen). Viele Unternehmen nutzen dafür ZUGFeRD oder XML in der XRechnung-Syntax.
In der Regel über eine behördliche Eingangsplattform wie die bundesweite ZRE, ein Portal auf Länderebene oder das Peppol-Netzwerk, nicht per E-Mail.
