ZUGFeRD ist ein deutscher hybrider E-Rechnungsstandard, der einen strukturierten XML-Datensatz in ein herkömmliches, lesbares PDF einbettet, sodass eine einzige Datei zugleich als druckbares Dokument und als maschinenlesbarer Datensatz dient. Anders als das reine XML-Format der XRechnung eignet sich ZUGFeRD auch dann für die B2B- und B2C-Rechnungsstellung, wenn die Empfängerseite über keine automatisierte Erfassung verfügt, und ermöglicht zugleich die Dunkelverarbeitung in Kreditoren- und Debitorensystemen.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat, das vom deutschen Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt wurde. Eine ZUGFeRD-Datei ist ein gewöhnliches PDF/A-3-Dokument und enthält zusätzlich einen eingebetteten XML-Anhang, der dieselben Rechnungsdaten in strukturierter Form abbildet. Die PDF-Ebene kann jeder öffnen und lesen. Die Buchhaltungs-, ERP- oder Kreditorensoftware liest die XML-Ebene direkt ein, ganz ohne manuelle Neuerfassung.
Seit Version 2.1 folgt der XML-Inhalt der Syntax Cross Industry Invoice (CII) und richtet sich nach EN 16931, dem europäischen semantischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung, der auch der XRechnung zugrunde liegt.
Die XRechnung ist ein reines XML-Rechnungsformat, ganz ohne visuelle PDF-Ebene, und für Rechnungen an Einrichtungen der öffentlichen Bundesverwaltung vorgeschrieben. ZUGFeRD dagegen ist ein Hybridformat: Das PDF bleibt das zentrale, für Menschen lesbare Dokument, und die XML-Daten reisen darin eingebettet mit. Damit eignet sich ZUGFeRD besser für die alltägliche B2B- und B2C-Rechnungsstellung. Denn oft hat die Empfängerseite keine automatisierte Verarbeitung eingerichtet und braucht weiterhin etwas, das sie öffnen und lesen kann.
Seit ZUGFeRD 2.1 enthält das Format ein XRechnung-Profil: Die eingebettete XML lässt sich so erzeugen, dass sie der XRechnung-Spezifikation entspricht, während die Datei ihre PDF-Hülle behält. So schlagen Rechnungssteller eine Brücke zwischen beiden Standards. Die meisten Portale der öffentlichen Verwaltung erwarten allerdings nach wie vor eine reine XRechnung-XML statt der Hybriddatei.
ZUGFeRD definiert mehrere Konformitätsprofile, die jeweils unterschiedlich viele strukturierte Details enthalten:
Technisch funktioniert das, weil PDF/A-3 anders als frühere PDF/A-Versionen beliebige Dateianhänge im Dokument erlaubt. Das XML wird als einer dieser Anhänge eingebettet. So zeigt jeder PDF/A-3-konforme Viewer die Rechnung ganz normal an, während jedes System, das gezielt danach sucht, das XML separat auslesen kann.
ZUGFeRD gilt oft als Thema der Kreditorenbuchhaltung und Compliance, wirkt sich aber ebenso direkt auf die Debitorenseite aus. Stellt ein Debitorenteam Rechnungen im ZUGFeRD-Format aus, erhalten die Kunden eindeutige, strukturierte Positionen, Beträge und Steuerangaben zusätzlich zum vertrauten PDF. Das senkt den Erfassungsaufwand und verhindert Interpretationsfehler, die die Rechnungsfreigabe auf Käuferseite verzögern. Schnellere und sauberere Freigabezyklen führen zu früheren Zahlungseingängen und stützen so die DSO-Ziele.
Dieselbe Struktur zahlt sich auch auf der Eingangsseite aus. Kundenzahlungen treffen häufig mit einem Zahlungsavis ein, das auf Rechnungsnummern, Beträge und Gründe für Kürzungen verweist. Lassen sich diese Avis-Daten auf eine ZUGFeRD-Rechnung mit sauberen, strukturierten Referenzen zurückführen, muss die Zuordnungslogik des Zahlungsabgleichs deutlich weniger Unklarheiten auflösen, und weniger Zahlungen landen in einer Aufgabenliste für nicht zugeordnete oder manuell zu prüfende Posten.
Strukturierte Rechnungsdaten verringern zudem Umfang und Unklarheit von Abzügen: Sind Steuer-, Mengen- und Preisfelder maschinenlesbar und stecken nicht nur im Layout eines PDFs, klären sich Streitfälle über den tatsächlich fakturierten Betrag leichter. Und die Kommunikation im Mahnwesen stützt sich auf die exakten strukturierten Rechnungsdaten statt auf ein eingescanntes Bild.
Weil die XML-Daten bereits strukturiert vorliegen, muss eine KI-native Plattform für das Forderungsmanagement eine ZUGFeRD-Rechnung nicht per OCR auslesen, wie es bei einem einfachen gescannten PDF nötig wäre. Stattdessen greift sie direkt auf die eingebetteten XML-Daten zu und liest Rechnungsnummer, Beträge, Steuerpositionen und Angaben zu den Geschäftspartnern zuverlässig aus, ohne Interpretationsspielraum. DocSense von Transformance übernimmt diese Extraktion automatisch, und die sauberen Daten fließen direkt in die Abgleichslogik von ClearMatch für den Zahlungsabgleich ein. So durchläuft eine korrekt formatierte ZUGFeRD-Datei Eingang und Abgleich mit minimalem manuellem Aufwand. Ist eine Datei fehlerhaft, fehlt der XML-Anhang oder stammt sie von einem Geschäftspartner, der den Standard noch nicht nutzt, greift die Plattform auf die KI-basierte Dokumentenextraktion direkt auf der PDF-Ebene zurück. So läuft der Prozess kontrolliert weiter, statt ins Stocken zu geraten.
Nicht durchgängig. Für Rechnungen an Einrichtungen der öffentlichen Bundesverwaltung ist die XRechnung vorgeschrieben, während ZUGFeRD freiwillig und in der B2B- und B2C-Rechnungsstellung weit verbreitet ist. Wer an öffentliche Auftraggeber fakturiert, kann das XRechnung-Profil von ZUGFeRD nutzen und so die Vorgabe erfüllen, ohne auf die PDF-Hülle zu verzichten.
Eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML-Anhang. Das PDF lässt sich in jedem Viewer normal öffnen, während die Buchhaltungs- oder Debitorensoftware das XML separat für die automatisierte Verarbeitung ausliest.
Das hängt vom Geschäftspartner ab. Basic oder Comfort eignen sich für die typische B2B-Rechnungsstellung, Extended für komplexe Positionsdetails, und das XRechnung-Profil kommt zum Einsatz, wenn die Empfängerseite eine Einrichtung der öffentlichen Verwaltung ist.
Nein. Genau das ist der Sinn des Hybridformats: Es behält das vertraute PDF für Menschen bei und ergänzt es um strukturiertes XML für Systeme, anders als die XRechnung, die gar keine visuelle Ebene besitzt.
Strukturierte Rechnungsdaten verringern Verarbeitungsverzögerungen und Streitfälle auf Kundenseite. Das kann die Zeitspanne zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang verkürzen.
Ja. Moderne Plattformen für E-Rechnung und Zahlungsabgleich lesen das eingebettete XML direkt aus. DocSense von Transformance extrahiert diese Daten, ohne auf OCR angewiesen zu sein.
