Wie werden Sie bezahlt, wenn Kunden Ariba oder Coupa verlangen?

Ein Lieferantenportal wie SAP Ariba oder Coupa stellt Ihre Rechnung zu und zeigt den Status; genehmigt und bezahlt wird sie vom Kunden. Pünktlich bezahlt werden Sie mit einer Rechnung nach Portalvorgabe, einem Status bis Paid und einem Zahlungsavis, das zum Bankumsatz passt.
Invoices through a portal with coral remittance particles arriving separately, gap between status and cash

Das Wichtigste in Kürze

  • Das Portal bezahlt Sie nicht: SAP Business Network und das Coupa Lieferantenportal stellen die Rechnung zu und melden den Status; den Zahlungstermin bestimmen die Zahlungsbedingungen und der Zahlungslauf Ihres Kunden.
  • Paid im Portal ist eine Meldung des Kunden, kein Geldeingang: Kunden setzen Rechnungen auf Paid, sobald ihr ERP diesen Status übermittelt, auch wenn die Zahlung fehlschlägt (SAP, 2025).
  • Ob ein Zahlungsavis kommt, entscheidet jeder Kunde selbst: Nicht jeder Kunde schickt Zahlungsinformationen an SAP Business Network (SAP, 2025), und bei manchen Kunden blendet Coupa die Zahlungsdaten aus (Coupa, 2026).
  • Den Beweis liefert der Kontoauszug: Eine laufende Banküberweisung über Coupa kann 2 bis 3 Werktage bis zum Eingang brauchen (Coupa, 2026). Ordnen Sie deshalb die Überweisungsreferenz dem Bankumsatz zu, bevor Sie die Rechnung ausgleichen.
  • Transformance liest Zahlungsavise in jedem Format mit über 97 % Extraktionsgenauigkeit, und ClearMatch gleicht 95 % der Zahlungen automatisch ab (Plattform- und Kundendaten von Transformance, 2026).

In diesem Artikel

Wie läuft die Zahlung, wenn ein Kunde SAP Ariba oder Coupa als Lieferantenportal vorschreibt?

Das Portal stellt Ihre Rechnung zu und zeigt ihren Status; genehmigt und bezahlt wird sie von Ihrem Kunden. Pünktlich bezahlt werden Sie mit einer sauberen Rechnung und einem Status, den Sie bis Paid verfolgen.

Portal-Checkliste: was geprüft wird, wo Rechnungen hängen bleiben, wer es behebt, wie Status und Zahlungsavis zurückkommen

SchrittWas Portal oder Kunde prüfenWo Rechnungen abgelehnt werden oder hängen bleibenWer es behebtWie Status und Zahlungsavis zurückkommen
1. Konto und Zahlungsempfänger einrichtenIhr Rechtsträger und Ihre Zahlungsempfängeradresse (Remit-to) sind im Portal angelegtRechtsträger oder Remit-to falsch oder nicht angelegtSie, zusammen mit dem Ansprechpartner für das Lieferanten-Onboarding beim KundenSichtbar in der Einrichtung des Portals; noch keine Zahlungsdaten
2. Rechnung erstellenSAP: PO-Flip nach den Prüfregeln des Kunden. Coupa: Start auf der Seite BestellungenBestelldaten abgetippt; Steuer oder Fracht vergessen; keine BestellungSie (Fakturierung)Coupa: Entwurf, noch nicht gesendet
3. Prüfung im PortalPflichtfelder und eine eindeutige RechnungsnummerDoppelte Nummer; fehlende Zahlungsbedingung; Positionstyp weicht von der Bestellposition abSie; eine fehlende Zahlungsbedingung kann im Lieferantenstammsatz des Kunden liegenSAP: Sent, Acknowledged oder Failed; Rejected, wenn die Prüfung scheitert
4. Abgleich mit Bestellung, Vertrag und WareneingangPreis, Bedingungen und Menge innerhalb der Toleranz des KundenAbweichung außerhalb der Toleranz; Wareneingang nicht gebuchtKreditorenbuchhaltung des Kunden, und Sie mit korrigierter Rechnung oder GutschriftSAP: Rejected. Coupa: Angefochten
5. GenehmigungDer Kunde genehmigt die Rechnung zur ZahlungHängt in Genehmigung ausstehend oder SentKreditorenbuchhaltung des Kunden; Sie fragen mit Bestell- und Rechnungsnummer nachSAP: Approved. Coupa: Genehmigt, mit Fälligkeitsdatum
6. Zahlung eingeplantZahlungsbedingungen und Zahlungslauf des KundenZahlungslauf später als erwartet; On Hold oder CanceledKreditorenbuchhaltung oder Treasury des KundenSAP: Scheduled Payment (geplante Zahlung). Coupa: Zahlungsfreigabedatum
7. Zahlung und ZahlungsavisDas ERP des Kunden meldet den Status; ein Zahlungsavis nur, wenn der Kunde es schicktKein Zahlungsavis; Paid, obwohl die Zahlung fehlschlug; Daten ausgeblendetSie fragen nach; der Kunde korrigiert seine DatenlieferungSAP: Zahlungsavis (Remittance Advice). Coupa: Überweisungsreferenz oder Schecknummer
8. ZahlungsabgleichIhr Kontoauszug und Ihre DebitorenbuchhaltungKeine Portalreferenz im Bankumsatz; Betrag weicht abSie (Debitorenbuchhaltung), eine Person gibt die Buchungen freiDie Rechnung ist erst ausgeglichen, wenn der Bankumsatz zugeordnet ist

Status und Felder stammen von SAP (Leitfaden Tracking Payments, 2025) und Coupa (Dokumentation zum Lieferantenportal, 2026); die Spalten zu Hängern und Lösungen sind unsere Lesart davon. Jeder Kunde richtet Prüfregeln, Toleranzen und Zahlungsdaten selbst ein, maßgeblich ist also der Lieferantenleitfaden des Kunden.

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Ein Lieferantenportal ist der Kanal, über den der Kunde Lieferantenrechnungen empfängt und Status zurückmeldet. SAP Business Network (vielen noch als Ariba Network bekannt) und das Coupa Lieferantenportal arbeiten beide so, und keines von beiden bezahlt die Rechnung: Bei Coupa bestimmen die Zahlungsbedingungen, wann gezahlt wird (Coupa, 2026).

Dieser Beitrag begleitet Ihre Rechnung durch das Portal bis zum Bankumsatz. Wie ein Zahlungsavis gelesen und zugeordnet wird, zeigt der Beitrag Zahlungsavis mit KI auslesen und zuordnen; die Pflichten zur E-Rechnung behandelt der Beitrag E-Rechnung und Zahlungsabgleich.

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Was prüft das Portal, und warum werden Rechnungen abgelehnt?

Das Portal prüft die Rechnung, danach gleicht der Kunde sie mit Bestellung, Vertrag und Wareneingang ab. Eine Abweichung außerhalb seiner Toleranz wird zur Rechnungsabweichung, die eine Person klärt.

In SAP Business Network übernimmt der PO-Flip die Bestellung in die Rechnung, und zwar nach den Rechnungsprüfregeln des Kunden; Steuern oder Fracht ergänzen Sie auf Kopf- oder Positionsebene (SAP Learning, ohne Datum). Der Kunde gleicht die Rechnung dann mit Bestellungen, Verträgen und Wareneingangsdaten ab, etwa Preis, Bedingungen und Menge: Innerhalb seiner voreingestellten Toleranzen geht die Rechnung in die Genehmigung oder Zahlung, außerhalb davon als Rechnungsabweichung in die manuelle Bearbeitung.

SAP lehnt eine Rechnung ab, wenn sie die Prüfung im Netzwerk nicht besteht oder der Kunde sie ablehnt; Sie können sie dann bearbeiten und erneut einreichen (SAP, 2025).

In Coupa erstellen Sie die Rechnung aus der Bestellung auf der Seite Bestellungen und wählen Rechtsträger und Zahlungsempfängeradresse aus vorhandenen Datensätzen; Rechtsträger kann nur ein Administrator anlegen (Coupa, 2026). Die cXML-Fehlerseiten von Coupa zeigen, welche Prüfungen laufen, bevor ein Kunde die Rechnung überhaupt sieht:

  • Rechnungsnummer bereits verwendet: Jede Rechnung, die ein Lieferant an Coupa übergibt, muss eindeutig sein; eine erneut gesendete Nummer wird als Duplikat markiert (Coupa, 2016).
  • Positionstyp der Bestellung: Eine mengenbasierte Bestellposition verlangt eine mengenbasierte Rechnungsposition, eine betragsbasierte eine Serviceposition (Coupa, 2022).
  • Zahlungsbedingung fehlt: Im Lieferantenstammsatz ist keine Zahlungsbedingung hinterlegt, und Coupa nennt als Lösung eine Standard-Zahlungsbedingung in diesem Stammsatz (Coupa, 2019). Der Stammsatz liegt im System des Kunden, also bitten Sie ihn, das zu korrigieren.

Prüfen Sie vor dem Senden (unsere Empfehlung): Bestellnummer, Positionstyp, Preis und Menge wie bestellt; Steuer und Fracht, wo das Portal sie nicht vorbelegt; Zahlungsbedingungen; eine neue Rechnungsnummer; den richtigen Rechtsträger und die richtige Zahlungsempfängeradresse; und einen gebuchten Wareneingang beim Kunden.

Den letzten Punkt sehen Sie nicht. Eine Rechnung kann in Genehmigung ausstehend hängen, weil beim Kunden niemand den Wareneingang gebucht hat und der Drei-Wege-Abgleich deshalb nicht abschließt.

Was bedeutet welcher Portalstatus, und was tut die Debitorenbuchhaltung?

Jeder Status sagt Ihnen, wer am Zug ist. Rejected und Angefochten beheben Sie, Genehmigung ausstehend und Approved liegen beim Kunden, und nur ein Bankumsatz beweist die Zahlung.

Statuskarte: was der Status bedeutet und was die Debitorenbuchhaltung tut

Plattform und StatusWas die Dokumentation sagtWer am Zug istWas die Debitorenbuchhaltung tut
SAP: Sent / AcknowledgedAn Ihren Kunden gesendet / im Zielsystem angekommenKundeNichts; hängt die Rechnung in Sent, den Kunden ansprechen
SAP: RejectedPrüfung im Netzwerk nicht bestanden oder vom Kunden abgelehnt; kann bearbeitet und erneut eingereicht werdenSieGrund lesen, korrigieren, erneut einreichen
SAP: ApprovedZur Zahlung genehmigt; ein Fehler wird per Gutschrift korrigiertKunde (Zahlung)Geplantes Zahlungsdatum notieren; nachfragen, wenn sich nichts bewegt
SAP: Paid / Partially PaidGesetzt, sobald das ERP des Kunden den Status meldet, auch wenn die Zahlung fehlschlägtSie (bestätigen)Bankumsatz suchen; zuordnen; nachfassen, wenn er fehlt
Coupa: Genehmigung ausstehendWird von Ihrem Kunden geprüft; kann nicht gelöscht werdenKundeNach Ablauf des Zahlungsziels mit Bestell- und Rechnungsnummer nachfragen
Coupa: GenehmigtZur Zahlung angenommen; das Fälligkeitsdatum zeigt, wann die Zahlung freigegeben werden sollKunde (Zahlung)Fälligkeitsdatum auf Wiedervorlage legen; die Seite Zahlungen beobachten
Coupa: AngefochtenWird erst zur Zahlung bearbeitet, wenn Sie den Streitfall beigelegt habenSieRechnung korrigieren oder für ungültig erklären (Gutschrift bei länderkonformen E-Rechnungen)
Coupa: In BearbeitungWird von der Kreditorenbuchhaltung des Kunden bearbeitet und sollte bald bezahlt werdenKundeAuf das Zahlungsfreigabedatum warten
Coupa-Zahlung: In Progress / Completed / FailedEine Banküberweisung kann 2 bis 3 Werktage dauern; eine abgeschlossene sollte binnen 1 Werktag ankommen; bei Failed den Kunden ansprechenKunde / BankÜberweisungsreferenz dem Bankumsatz zuordnen

Quellen: SAP (Tracking Payments, 2025); Coupa (Dokumentation zu Rechnungen und Zahlungen, 2026).

Zwei Faustregeln. Ein Status ist eine Aussage des Kunden, keine Bankinformation. Und Korrekturen laufen je Plattform anders: Nach Approved lässt SAP keine Änderungen mehr zu, eine Korrektur kommt also als Gutschrift (SAP, 2025), während Sie eine angefochtene Standardrechnung in Coupa unter derselben Rechnungsnummer korrigieren können (Coupa, 2026).

Wer bestimmt den Zahlungstermin, und wann beginnt die Frist?

Den Zahlungstermin bestimmt Ihr Kunde: Seine Zahlungsbedingungen und sein Zahlungslauf legen fest, wann das Geld abgeht. Das Portal zeigt diesen Termin an, es setzt ihn nicht.

Coupa zeigt ein Zahlungsfreigabedatum (Payment Released Date), das Datum, an dem Ihr Kunde die Zahlung freigegeben hat, und grenzt es ausdrücklich vom Datum ab, an dem er die Zahlung angelegt oder genehmigt hat (Coupa, 2026). In SAP Business Network enthält eine geplante Zahlung das voraussichtliche Datum, die Zahlungsart, den Bruttobetrag, den abgezogenen Skonto, Anpassungen und den Nettobetrag; bei Fragen dazu verweist SAP Sie direkt an Ihren Kunden (SAP, 2025).

Wann die Frist beginnt, regelt der Vertrag, nicht das Portal. Coupa nennt als Beispiel für Zahlungsbedingungen selbst eine Zahlung innerhalb von 45 Tagen nach Genehmigung der Rechnung (Coupa, 2026). Dieses eine Wort, Genehmigung, verschiebt den Termin.

Ein Beispiel (illustrativ): Sie reichen eine Rechnung am 2. März ein, der Kunde bucht den Wareneingang verspätet und genehmigt am 20. März. Bei 45 Tagen netto ab Rechnungsdatum ist die Zahlung am 16. April fällig. Bei 45 Tagen netto ab Genehmigung ist sie am 4. Mai fällig, 18 Tage später, und kein Portalstatus zeigt Ihnen den Unterschied. Halten Sie für jeden Portalkunden fest, welches Ereignis die Frist auslöst. Unabhängig vom Portal gilt nach § 286 Abs. 3 BGB: Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung leistet.

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Bietet ein Kunde ein Programm für vorzeitige Zahlung an, zeigt SAP den abgezogenen Skonto in der geplanten Zahlung; ob Sie es annehmen, entscheidet Ihre Finanzabteilung. Wie die Zahlung unterwegs ist, erklärt der Beitrag zu Echtzeitüberweisung, SEPA und Wire; was nach dem Fälligkeitstag zu tun ist, zeigen der Beitrag zu Mahnstufen im B2B-Mahnwesen und die Vorlagen für Mahn-E-Mails.

Wie kommen Zahlungsstatus und Zahlungsavis zu Ihnen zurück?

Nur wenn der Kunde sie schickt. SAP Business Network und Coupa zeigen Zahlungsstatus und Referenz, wenn die Zahlungsdaten des Kunden ins Portal fließen, und manche Kunden schicken gar keine.

In SAP Business Network kommt ein Zahlungsavis auf einem von zwei Wegen (SAP, 2025):

  1. Außerhalb des Netzwerks: Das ERP des Kunden erzeugt das Zahlungsavis, einschließlich Statusmeldungen.
  2. Im Netzwerk über ACH oder AribaPay: Das ERP des Kunden schickt einen Zahlungsstapel, und SAP Business Network erzeugt für jede Zahlung darin ein Zahlungsavis.

SAP sagt es offen: Nicht jeder Kunde schickt Zahlungsinformationen an SAP Business Network. Kommt Ihre Rechnung nicht über Approved hinaus, müssen Sie beim Kunden nachfragen, wann die Zahlung zu erwarten ist. Ein Zahlungsavis zeigt unter Identified Differences die Abweichungen zwischen Zahlung und Rechnungen, laut SAP häufig bei Steuer und Fracht.

Für den Zahlungsabgleich zählen zwei Hinweise von SAP. Kunden setzen Rechnungen auf Paid, sobald ihr ERP diesen Status an SAP Business Network übermittelt, auch wenn die Zahlung fehlschlägt. Und die AribaPay-Stufe Funds Paid bedeutet, dass der Dienstleister das Geld an Ihre Bank geschickt hat; ob Ihre Bank es Ihrem Konto gutgeschrieben hat, sagt sie nicht (SAP, 2025).

Die Seite Zahlungen in Coupa zeigt die Zahlungsart (Banküberweisung, Scheck oder virtuelle Karte), den Status beim Kunden und bei einer bezahlten Zahlung die Schecknummer oder Überweisungsreferenz, mit der Sie die Zahlung bei Ihrer Bank nachverfolgen können. Eine laufende Banküberweisung kann 2 bis 3 Werktage dauern, eine abgeschlossene sollte binnen 1 Werktag ankommen. Coupa weist auch darauf hin, dass Zahlungsdaten bei manchen Kunden wegen deren Datenschutzeinstellungen nicht angezeigt werden (Coupa, 2026).

Das Portal liefert Ihnen eine Referenz und einen Status; den Beweis liefert der Kontoauszug, und die Referenz verbindet beides.

Was tun, wenn das Portal Paid meldet, die Zahlung aber nicht zugeordnet ist?

Ordnen Sie die Zahlungsreferenz aus dem Portal dem Bankumsatz zu, verteilen Sie den Betrag auf die genannten Rechnungen und leiten Sie jede Differenz mit dem Portalbeleg als Nachweis an eine Person weiter.

Die Reihenfolge (unsere Empfehlung):

  • Bankumsatz finden über Betrag, ein Valutafenster und die Zahlungs- oder Überweisungsreferenz aus dem Portal.
  • Zuordnen zu den Rechnungen auf dem Zahlungsavis.
  • Differenz einordnen: eine Steuer- oder Frachtposition, die der Kunde nicht akzeptiert hat, ein gezogener Skonto, eine Minderzahlung oder eine Gutschrift, die Sie noch nicht ausgestellt haben.
  • Nach der angegebenen Laufzeit kein Bankumsatz? Fordern Sie beim Kunden den Zahlungsnachweis an. Eine fehlgeschlagene oder zurückgegebene Zahlung zeigt sich nur auf der Bankseite (siehe den Beitrag zu SEPA-Rückgabegründen).

Ein Beispiel in Euro (illustrativ). Ein Großhändler stellt einem Kunden über SAP Business Network 41.300 € in Rechnung, darin eine Frachtposition von 380 €. Die Rechnung geht auf Approved, dann auf Paid. Der Bankumsatz zwei Tage später lautet über 40.920 €. Das Zahlungsavis zeigt brutto 41.300 €, eine Anpassung von 380 € und einen Zahlbetrag von 40.920 €, mit einer festgestellten Abweichung auf der Frachtposition.

Die Debitorenbuchhaltung ordnet 40.920 € zu und lässt einen Restposten von 380 € offen. War die Fracht in der Bestellung vereinbart, wird aus dem Restposten eine Klärungsanfrage zur Minderzahlung, mit dem Zahlungsavis als Anlage. War sie es nicht, ist die Rechnung bereits Approved, und die Korrektur ist eine Gutschrift über 380 €, keine Änderung (SAP, 2025). In beiden Fällen wird der offene Posten anhand von Belegen ausgeglichen, nicht anhand des Portalstatus.

Die Referenz aus dem Portal kommt nicht immer vollständig im Kontoauszug an, weil die Referenzfelder der Banken kurz sind (siehe den Beitrag zu camt.053, MT940 und BAI2); verbindet nichts die beiden, hilft der Beitrag Zahlung ohne Verwendungszweck zuordnen. Portale sind eine von mehreren Quellen für Zahlungsavise, und was nicht zugeordnet wird, bleibt als ungeklärter Zahlungseingang liegen.

In Ihrem ERP bleibt die Rechnung ein offener Posten, bis ein Bankumsatz sie ausgleicht, ganz gleich, was das Portal meldet (wie Zahlungseingänge gebucht und offene Posten ausgeglichen werden).

Wie machen Sie die Portalrechnung zum festen Prozess der Debitorenbuchhaltung?

Führen Sie ein Verzeichnis aller Kunden mit Portal, geben Sie jedem einen Verantwortlichen und eine wöchentliche Statusprüfung, und messen Sie Rechnungen, die in Approved, Angefochten oder Rejected hängen, an Ihren eigenen Zahlungszielen.

Sieben Schritte, mit denen die Portalrechnung zum Prozess wird

  1. Erfassen Sie jeden Kunden, der ein Portal vorschreibt, mit Plattform (SAP Business Network, Coupa oder eine andere), Zahlungsbedingungen, dem Ereignis, das die Frist auslöst, und dem Ansprechpartner für Statusfragen. Verantwortlich: Leitung Debitorenbuchhaltung.
  2. Schreiben Sie je Plattform eine einseitige Rechnungscheckliste aus dem Lieferantenleitfaden des Kunden: Bestell- und Positionsregeln, Steuer, Zahlungsbedingungen, Rechnungsnummer, Rechtsträger und Zahlungsempfängeradresse. Verantwortlich: Fakturierung.
  3. Fakturieren Sie aus der Bestellung, wo immer das Portal es zulässt, und prüfen Sie die Felder, die das Portal nicht vorbelegt, etwa Steuer und Fracht. Verantwortlich: Fakturierung.
  4. Prüfen Sie jede Woche abgelehnte, angefochtene und noch nicht genehmigte Rechnungen, und beantworten Sie jede noch am selben Tag. Verantwortlich: Team Debitorenbuchhaltung.
  5. Halten Sie je Kunde fest, ob er Zahlungsstatus und Zahlungsavis ins Portal schickt und wo Zahlungsavise sonst ankommen: per E-Mail, als Datei oder im Verwendungszweck. Verantwortlich: Leitung Debitorenbuchhaltung.
  6. Ordnen Sie jede Zahlung über Betrag, Datum und Zahlungsreferenz aus dem Portal einem Bankumsatz zu, und behandeln Sie Paid ohne Bankumsatz als offene Frage. Verantwortlich: Zahlungsabgleich.
  7. Verfolgen Sie vier Kennzahlen aus Ihren eigenen Daten: Annahmequote beim ersten Versuch, Tage von Approved bis zur Zahlungsfreigabe, Paid ohne Bankumsatz und eingegangene Zahlungsavise je eingegangener Zahlung. Verantwortlich: Leitung Debitorenbuchhaltung.

Diese Kennzahlen sind unsere Definitionen, keine Benchmarks. Behalten Sie im Blick, was welches System weiß: Das Portal ist die Sicht des Kunden auf Ihre Rechnung, Ihr ERP führt Ihre offenen Posten, und die Debitorenbuchhaltung verantwortet den Abgleich zwischen beiden. Die ERP-Seite beschreibt der Beitrag welche Daten eine Automatisierung der Debitorenbuchhaltung im ERP liest und schreibt.

Wie hilft Transformance, sobald das Zahlungsavis aus dem Portal da ist?

Transformance liest Zahlungsavise in jedem Format mit über 97 % Extraktionsgenauigkeit und ohne Vorlagen, und ClearMatch gleicht 95 % der Zahlungen automatisch ab; alles, was gebucht wird, gibt eine Person frei.

DocSense liest Zahlungsavise mit Vision-Language-Modellen statt mit OCR und regulären Ausdrücken: über 97 % Extraktionsgenauigkeit bei mehr als 100 Dokumenttypen und über 170 Sprachen, ohne dass Vorlagen konfiguriert werden müssen (Plattformdaten von Transformance, 2026). Ein Zahlungsavis als PDF, als Tabelle oder im Text einer E-Mail wird so gelesen, wie es ankommt.

ClearMatch gleicht 95 % der Zahlungen automatisch ab und durchläuft den gesamten Ablauf in unter 8 Minuten, mit 100 % Buchungsprüfung; ohne Freigabe durch eine Person wird nichts gebucht (Kundendaten von Transformance, 2026). ClearMatch arbeitet mit den Debitorenstammdaten, offenen Posten, Rechnungen und Kontoauszügen, die es aus Ihrem ERP liest, und schreibt die Ausgleichsbuchungen nach der Freigabe zurück. Die ERP-Schnittstelle steht in der Regel in 2 bis 3 Tagen, Ihre IT kann dabei beteiligt sein.

Für die Ausnahme, etwa einen Paid-Status mit zu kleinem Bankumsatz, recherchiert Vero, der KI-Agent, aus Customer 360 heraus, seinem Gedächtnis für jeden Kunden. Vero holt Informationen aus internen und externen Quellen ein, um weitere Zuordnungen zu finden, und schlägt sie mit den Belegen vor. Eine Person gibt frei, gebucht wird entlang Ihrer Freigabegrenzen.

Transformance arbeitet mit Kunden in Europa, den USA und Australasien, darunter Syngenta, Eberspächer und PwC.

Wer Transformance einsetzt

  • ERPs: Teams, deren Kunden auf Portalrechnungen zahlen und deren Forderungen in SAP S/4HANA (On-Premise, Private Cloud oder Public Cloud), SAP ECC, NetSuite (auch OneWorld-Tochtergesellschaften), Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations und Business Central oder Odoo ausgeglichen werden, alle im Produktivbetrieb bei Kunden; Oracle und Infor werden unterstützt.
  • Größe: Mittelstand bis Großunternehmen, 250 bis über 2.000 Mitarbeitende, auch Gruppen mit mehreren Gesellschaften und Shared-Service-Centern.
  • Zahlungsvolumen: von unter 1.000 bis über 100.000 Zahlungen im Monat.
  • Branchen: Fertigung, Konsumgüter sowie Lebensmittel und Getränke, Logistik, E-Commerce, Landwirtschaft, Energie und unternehmensnahe Dienstleistungen.
  • Umfang: Zahlungsabgleich allein oder der gesamte Order-to-Cash-Prozess (Zahlungsabgleich, Abzugsmanagement, Forderungsmanagement, Liquiditätsplanung).

Fazit: Verfolgen Sie die Rechnung über Approved hinaus

Ein Portal bringt Ihre Rechnung auf den richtigen Schreibtisch. Bezahlt werden Sie dadurch nicht; Status, Referenz und Bankumsatz gehören deshalb in Ihre eigene Hand.

Beginnen Sie mit den Kunden, die ein Portal vorschreiben: Zahlungsbedingungen, das Ereignis, das die Frist auslöst, und ein Verantwortlicher für jeden. Prüfen Sie Rechnungen, die genehmigt, aber unbezahlt oder angefochten sind, jede Woche, und behandeln Sie jeden Paid-Status als Frage, bis der Bankumsatz sie beantwortet.

Fachbegriffe

  • Zahlungsavis: die Nachricht, die Ihnen sagt, welche Rechnungen eine Zahlung begleicht.
  • Bestellung: der Auftrag des Kunden, auf den sich eine Portalrechnung beziehen muss.
  • Drei-Wege-Abgleich: der Vergleich der Rechnung mit Bestellung und Wareneingang.
  • Zahlungsbedingungen: der vereinbarte Fälligkeitstag, das Ereignis, das die Frist auslöst, und ein etwaiger Skonto.
  • Gutschrift: ein Beleg, der einen fakturierten Betrag mindert; die Korrektur, sobald eine Portalrechnung genehmigt ist.
  • Cash Application: die Zuordnung eingehender Zahlungen zu den offenen Rechnungen, die sie begleichen.

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Häufig gestellte Fragen

Bezahlt SAP Ariba oder Coupa meine Rechnungen?

Nein. SAP Business Network (Ariba) und das Coupa Lieferantenportal stellen Ihre Rechnung zu und zeigen ihren Status; die Kreditorenbuchhaltung Ihres Kunden genehmigt sie, und sein ERP oder sein Zahlungsdienstleister zahlt sie nach den Zahlungsbedingungen des Kunden.

Warum wurde meine Rechnung abgelehnt, und wie vermeide ich das?

Eine Rechnung wird abgelehnt, wenn sie die Prüfung im Portal nicht besteht oder der Abgleich des Kunden mit Bestellung, Vertrag und Wareneingang scheitert. Fakturieren Sie aus der Bestellung, prüfen Sie Steuer, Fracht, Zahlungsbedingungen und Rechnungsnummer, und halten Sie sich an den Lieferantenleitfaden des Kunden.

Warum zeigt meine Rechnung Approved, obwohl ich noch kein Geld habe?

Approved heißt, dass Ihr Kunde die Rechnung zur Zahlung genehmigt hat, nicht, dass Geld geflossen ist. Der Zahlungstermin folgt den Zahlungsbedingungen und dem Zahlungslauf des Kunden, und die Frist kann mit der Genehmigung statt mit dem Rechnungsdatum beginnen. Bewegt sich der Status nicht weiter, sprechen Sie den Kunden an.

Wie bekomme ich das Zahlungsavis aus Ariba oder Coupa?

Zahlungsdetails sehen Sie im Portal nur, wenn Ihr Kunde sie schickt. SAP Business Network zeigt je Zahlung ein Zahlungsavis, Coupa zeigt auf der Seite Zahlungen eine Überweisungsreferenz oder Schecknummer, und manche Kunden schicken keins von beiden. Vereinbaren Sie deshalb einen Ersatzweg per E-Mail oder Datei.

Mit welchen ERPs arbeitet Transformance?

Transformance läuft im Produktivbetrieb bei Kunden mit SAP S/4HANA (On-Premise, Private Cloud oder Public Cloud), SAP ECC, NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, Business Central und Odoo und unterstützt Oracle und Infor.

Passt das zu unserer Unternehmensgröße und unserem Zahlungsvolumen?

Transformance ist für Mittelstand bis Großunternehmen ausgelegt, mit 250 bis über 2.000 Mitarbeitenden, auch für Gruppen mit mehreren Gesellschaften, und für Volumen von unter 1.000 bis über 100.000 Zahlungen im Monat.

Wie lange dauert die Einführung, und was kostet sie?

Die ERP-Schnittstelle steht in der Regel in 2 bis 3 Tagen, Ihre IT kann dabei beteiligt sein; ein Proof of Value läuft 4 bis 5 Wochen in einer Gesellschaft, ein vollständiger Rollout dauert 4 bis 8 Wochen. Die Kosten hängen vom Umfang und von der Zahl der Gesellschaften ab, daher nennen wir hier keine Zahl. Buchen Sie einen Termin, dann bemessen wir den Umfang gemeinsam mit Ihnen.

SAP, SAP S/4HANA, Microsoft, Dynamics 365, Business Central, Oracle, NetSuite, Odoo und Infor sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber (SAP SE, Microsoft Corporation, Oracle Corporation, Odoo S.A., Infor). Transformance ist mit diesen Unternehmen nicht verbunden und wird von ihnen nicht empfohlen.

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